Ngày 02/12/2007, Ban Chủ nhiệm cùng các thành viên PAC đã tiến hành một cuộc họp quan trọng, mang tính chất quyết định đối với tương lai của PAC. Đây là buổi ofline lần thứ 7 kể từ khi thành lập CLB.
Các thành viên tham gia cuộc họp với tinh thần tập trung cao.
Buổi họp bàn về 7 nội dung chính bao gồm :
1. Đăng kí thành viên chính thức và cộng tác viên.
2. Cách thức tham gia diễn đàn.
3. Báo cáo tổng kết các hoạt động của CLB.
4. Phương hướng Phát triển của CLB
5. Phương hướng hoạt động của từng nhóm.
6. Thông báo về thu chi tiền quỹ hoạt động CLB.
7. Bàn kế hoạch về buổi Cắm trại ngày 31/12/2007.
14h buổi họp chính thức bắt đầu, Phó Chủ nhiệm Ngô Lê Trí Thức phổ biến việc đăng kí thành viên chính thức và cộng tác viên. Từ lúc thành lập đến nay, số lượng thành viễn đã đăng kí trên diễn đàn của CLB lên đến con số trên 60, nhưng thực tế các thành viên hoạt động chưa thật sự sôi nổi và nhiệt tình. Ghi nhận từ diễn đàn những tuần vừa qua số thành viên tham gia chỉ trên dưới 10 người, đây là con số qua ít ỏi và không nói lên được tầm vóc của CLB. Đó là lý do khiến cho việc đăng kí lại thành viên chính thức và cộng tác viên trở thành vấn đề “nóng” trong phương hướng phát triển của PAC. Bản đăng kí được đồng thời cũng là một bản cam kết thực hiện trách nhiệm đối với CLB của các thành viên, điều này phần nào nói lên tầm quan trọng của nó. Chỉ có các thành viên đã đăng kí trong buổi họp này mới được công nhận là thành viên chính thức. Danh sách thành viên chính thức sẽ được chốt lại, giao cho các nhóm quản lý.
Song song với việc đăng kí thành viên, BCN cũng đã tiến hành thu thập ý kiến từ các thành viên để xây dựng CLB tốt hơn, đồng thời thông báo về việc làm thẻ thành viên và thẻ cộng tác viên.
Tiếp theo đó, chủ nhiệm Nguyễn Minh Nhật Tuấn đã tổng hợp lại một số hoạt động của CLB. Từ khi thành lập đến nay, PAC đã trải qua 6 buổi họp bàn về các hoạt động của CLB và thảo luận về Thiên văn học, bao gồm buổi lễ ra mắt. Ngoài ra, CLB cũng đã hợp tác với Trung tâm Truyền hình Việt Nam tại TP Đà Nẵng (DVTV) về việc ghi hình cho chương trình Cuộc sống quanh ta, có sự tham gia của CLB Thiên văn Đà Nẵng DAAC.
Bàn về phương hướng phát triển bền vững, đây là vấn đề cực kì quan trọng và được nhiều thành viên quan tâm. Trong thời gian qua, PAC đã có những bước phát triển rất nhanh chóng, đó là điều đáng mừng, thể hiện một PAC đang ngày càng lớn mạnh. Tuy vậy sự phát triển đó được đánh giá là chưa thực sự bền vững. CLB cần có phương hướng phát triển rõ ràng, cụ thể và dài hơi hơn.
Trước mắt, nhiệm vụ phát triển hình thức của PAC xem như đã hoàn thành. Về tương lai PAC cần đi sâu và nội dung và chất lượng của các hoạt động.
PCN Ngô Lê Trí Thức đã nêu ra một số nhiệm vụ phải hoàn thành trong thời gian sắp tới, đó là:
+ Phổ biến kiến thức về thiên văn học.
+ Tổ chức một số buổi dã ngoại thiên văn.
+ Tổ chức các cuộc thi về kiến thức thiên văn.
Nguyễn Trường Phước, một trong những thành viên tích cực nhất của CLB, đã có những ý kiến rất hay về việc phát triển của CLB, trong đó nêu lên sự cần thiết phải đưa ra các hoạt động phù hợp với thực tế của sinh viên.
Một số vấn đề khác cũng đã được đưa ra thảo luận, đó là việc phổ biến kiến thức thiên văn, cách tìm hiểu về thiên văn học, cách post bài lên diễn đàn, các buổi ofline, dã ngoại, việc gắn kết các thành viên trong CLB…
Tham khảo về sự hình thành, phát triển và tan rã của một số CLB, CN Nguyễn Minh Nhật Tuấn đã rút ra một số bài học kinh nghiệm cho sự phát triển lâu dài của CLB. CN cũng đã nêu lên dự án thành lập nhóm PAC VIP để đào tạo toàn diện kiến thức cũng như các kĩ năng để làm trụ cột cho CLB sau này.
Phần tiếp theo, các nhóm trưởng đã giới thiệu sơ lược về diễn đàn và nêu phương hướng hoạt động của riêng các nhóm.
Về nhóm Tin tức : sắp tới nhóm tin tức sẽ tiến hành giới thiệu, hướng dẫn các thành viên về cách lấy tin và đăng tin lên diễn đàn. Nhóm trưởng Phan Hiền cũng đã giới thiệu về trang web blog tin tức hoạt động của PAC và dự án làm trang tin Yahoo! Mash.
Nhóm kiến thức : Nhóm trưởng Trịnh Khắc Duy giới thiệu về các dự án biên dịch một số sách về thiên văn học, biên soạn từ điển thiên văn, các hoạt động bổ sung kiến thức cho các thành viên, đồng thời kêu gọi sự cộng tác của các thành viên.
Về nhóm Kĩ thuật : Nhóm trưởng Bùi Việt Hưng đưa ra mục tiêu mỗi thành viên có thể tự làm một kính thiên văn khúc xạ, dự án làm kính thiên văn phản xạ với chất lượng bằng hoặc hơn với các kính thiên văn đang có.
Nhóm Quan sát : Nhóm trưởng Phan Minh Tuấn cho biết sắp tới sẽ tiến hành hướng dẫn các thành viên quan sát, xác định vị trí các chóm sao trên bầu trời. Đặc biệt nhóm Quan sát sẽ cố gắng theo dõi được trận mưa sao băng sắp diễn ra và ngày 16/12/2007.
Nhóm Tổ chức : nhóm trưởng Phan Lan Anh đã giới thiệu về nhóm, về việc quản lý các thành viên, về việc tổ chức các buổi dã ngoại, mà cụ thể là buổi cắm trại ngày 31/12 sắp tới và buổi dã ngoại ngày 20/01/2008.
Tiếp sau đó, nhóm trưởng nhóm tổ chức thông báo về việc thu quỹ và các khoản chi phí. Các hoạt động của CLB thì rất nhiều mà nguồn kinh phí hạn hẹp, do đó gặp rất nhiều khó khăn. Nhóm trưởng nhóm tổ chức cũng đã đề cập đến việc tìm nhà tài trợ cho các hoạt động của CLB và thông báo việc nộp quỹ hoạt động tháng 12.
Bàn về buổi cắm trại sắp tới, BCN xác định một số khó khăn là các thành viên vẫn đang trong kì thi học kì. Các thành viên đã thể hiện lòng nhiệt tình và sẽ cố gắng chuẩn bị cho buổi cắm trại.
Về nội dung : Buổi cắm trại sắp tới nhằm vào Giao thừa Tết dương lịch, sẽ là dịp để các thành viên của PAC giao lưu với nhau, nội dung chủ yếu là sẽ tổ chức thả đèn trời và chơi một số trò chơi nhỏ.
Tổng kết cuộc họp đã hoàn thành và nhất trí một số việc như sau:
+ Hoàn tất việc đăng kí lại thành viên chính thức và cộng tác viên. Tổng kết có 17 thành viên chính thức đã đăng kí trong buổi họp này.
+ Hoàn tất việc thu thập ý kiến của những người tham gia cuộc họp.
+ Nhất trí về việc phổ biến kiến thức thiên văn cho các thành viên.
+ Nhất trí về việc post bài lên diễn đàn phải ghi rõ nguồn.
+ Nhất trí về việc thành lập nhóm PAC VIP.
+ Nhất trí về việc quản lý thành viên theo các nhóm hoạt động, chịu trách nhiệm bởi các trưởng nhóm.
+ Nhất trí về việc thu chi của CLB.
+ Nhất trí với quy định : Thành viên chính thức sẽ bị gạch khỏi danh sách nếu vắng liên tiếp 3 cuộc họp mà không có lý do hoặc 3 tháng không đóng hoạt động phí.
+ Nhất trí về việc tổ chức hoạt động cắm trại ngày 31/12/2007 và hoạt động dã ngoại ngày 20/01/2008.
Buổi họp kết thúc vào lúc 16h40 với không khí vui vẻ và thân mật.
CLB Thiên văn Bách Khoa